必要性が高いものを見極めよう
ものがたくさんあると、仕事をスムーズに進められなくなってしまいます。 作業スペースを多く確保できるように、いらないものは引き出しの中にしまってください。 デスクの上は、最低限必要なものがあれば大丈夫です。 仕事に大きく関係するものだけを置きましょう。
順番を決めよう
手前によく使うものを入れるのが、正しい整理整頓の方法です。 使用頻度が少ないものは、奥に入れても構いません。 ものを探しやすく、取り出しやすい環境を作ってください。 またものを失くさないように、工夫することも重要です。 そのために使ったら、すぐ戻すことを徹底しましょう。
書類を保管する期間
ずっと過去の書類を保管しておくのは、良い方法ではありません。 使わないものがあっても邪魔なだけなので、処分してください。 書類の保管期間は、1年間がおすすめされています。 どうしても必要な書類なのかわからなかったら、パソコン上で管理する方法もあります。
極力ものを置かないようにする
何でもデスクの上に出していると、仕事をするスペースがなくなります。
作業効率が悪くなるので、いらないものはしまってください。
基本的にデスクの上はパソコンと文房具、電話だけで十分です。
文房具はペンやハサミなど、よく使うものを厳選しましょう。
引き出しの中は、必要なものから手前に置いてください。
使用する頻度が少ないものは、奥でも構いません。
ただ、なるべくものが重ならないように注意しましょう。
ものが重なっていると下に何があるのかわかりませんし、取り出すのが面倒になります。
ものが散らばらないよう引き出しの中に仕切りを置いたり、小さな箱に入れたりして管理すると良いですね。
特にクリップなど小さなものは、そのまま入れていると失くしやすいです。
使い終わったものは、すぐにしまうことを心がけましょう。
後で片付けようと思っていると、次第にどこに行ったのかわからなくなります。
探す時間が無駄なので、使い終わったらすぐ戻すことを徹底しましょう。
使った書類を全て保管している人がいますが、次第に保管スペースがいっぱいになります。
もう使わないと判断したものは、すみやかに処分してください。
使い終わってから1年以内はまず保管して、その間に使う機会が訪れなかったら処分しても良いでしょう。
また書類を紙面ではなく、パソコン上で保管するのもおすすめです。
それなら邪魔になりませんし、必要な時にすぐ見直せるので仕事をスムーズに進められます。
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